Fachbeitrag von Deborah Klein für Gründerszene – Startups, die eine gelungene interne Kommunikation pflegen, ernten ihre Früchte nachhaltig. Die vier Phasen des Kommunikationskreislaufs.

Externe vs. interne Kommunikation

Innen wirkt nach außen – so lautet die Regel für jedes Unternehmen. Dennoch nehmen es viele mit der Aussage nicht so ernst. Ganz nach dem Motto „Der Flurfunk wird’s schon richten“ werden die Mitarbeiter sich selbst überlassen. Schnell kochen erste Gerüchte und Mutmaßungen hoch, die ihre Runde drehen und für eine ernstzunehmende Kluft zwischen Führungsetage und Mitarbeiterstamm sorgen.

Es gibt jedoch auch Unternehmen, die die Wichtigkeit der internen Kommunikation verstanden haben und entsprechend vorsorgen. Darunter fallen vor allem junge Startups, die rasant zunehmende Mitarbeiterzahlen zusammen addieren müssen. Die Rechnung geht auf, wenn sich neue und alte Mitarbeiter informiert und ernst genommen fühlen. Zusammenfassend fördert die interne Kommunikation nicht nur das Wohl jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern automatisch auch die Leistungsbereitschaft und Motivation des gesamten Teams.

Fast jedes Unternehmen beschäftigt eine eigene PR-Abteilung, eine Agentur oder eine One-Man-Show durch den Pressesprecher. PR schafft im besten Falle ein Dauerrauschen in der Öffentlichkeit und den Medien. Image und Botschaften können poliert und korrigiert werden. Für diesen Bereich werden mitunter große Budgets freigesetzt und kreative Kampagnen veranstaltet.

Doch das ist die eine Seite der Medaille. Die andere Seite zieht in der Regel das kürzere Los – die der internen Kommunikation. Oft fehlt es dem Management an nötigem Know-how, wie man die Mitarbeiterkommunikation einführt und etabliert. Das Maß aller Dinge ist dabei entscheidend: Zu wenig Information fördert Spekulation und Misstrauen, zu viel an Information macht taub und lustlos. Was fehlt, ist ein Konzept und eine Strategie.

„Für so was fehlt uns die Zeit“

Die Theorie übergibt sich an die Praxis. Aber ab welcher Unternehmensgröße hat eine Strategie eigentlich Sinn? Aus der Erfahrung kann man sagen, dass bereits 15 Mitarbeiter einen klaren Rahmen für die interne Kommunikation benötigen. Kleine Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeiter können die Kommunikation auf persönlicher Ebene halten.

Die Praxis: Der Weg ist das Ziel

Ganz zu Anfang der internen Kommunikationsstrategie steht die „Ist-Analyse“. Was funktioniert gut, wo gibt es Mängel? In dem Punkt sollten die Mitarbeiter bereits mit einbezogen werden. Anhand einer professionellen Mitarbeiterbefragung können erste Frustrationspunkte aufgedeckt werden. Sowohl die Auswahl der Fragen als auch die anschließende Auswertung der Befragung sollte ernst genommen werden.

Hapert es schon da, fühlen sich die Mitarbeiter nicht ernst genommen. Die Auswertung sollte zeitnah und unbeschönigt vorgestellt werden. Immer wieder hört man, dass Befragungen in Vergessenheit geraten oder in der Schublade landen, da die Ergebnisse nicht sehr löblich aussehen.

Die interne Kommunikation erfordert demnach Mut, Entschlossenheit und Geduld. Eine Veränderung der internen Schwingungen kann immer nur an der Wurzel gepackt werden, die mitunter seit Jahren brodelt. Daher ist es wichtig, erste Erfolge nicht von heute auf morgen zu erwarten und ebenso keinen schnellen Kultur-Schock auszurufen. Die Mitarbeiter müssen sich an Gewohnheiten und Sicherheiten weiterhin festhalten können. Der Kreislauf der internen Kommunikation läuft in vier Phasen ab:

1.) Ist-Analyse

Die erste Phase bedeutet die realistische Momentaufnahme. Hierfür sollten alle Abteilungen eingebunden werden, um ein umfassendes Meinungsbild zu schaffen. Je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, sollten entweder alle Mitarbeiter oder per Zufallsprinzip ausgewählte aus den Abteilungen teilnehmen dürfen. Die Befragung kann per Gruppengespräch, einem interaktiven Workshop oder per schriftlicher, telefonischer oder elektronischer Befragung durchgeführt werden.

2.) Planung

Die Planung ist das A und O. In der Planungsphase müssen die Ziele klar definiert werden. Es ist zu empfehlen, ein langfristiges Hauptziel (Dachziel) zu ernennen. Beispielsweise: Jeder Mitarbeiter soll sich seiner Zugehörigkeit sicher und bewusst sein. Darunter können kurzfristigere Themen der einzelnen Abteilungen, der Mitarbeiter und der Führungskräfte positioniert werden. Wichtig ist, die richtigen und wichtigen Themen herauszufiltern und personelle Kapazitäten, die Instrumente und Rollenverteilungen zu bestimmen.

3.) Ausführung

Die Ausführung erwirkt den Handlungsstart. Nun kommen die Kommunikationswerkzeuge zum Einsatz. Diese können persönlich, digital oder gedruckt zu Worte treten. Persönliche Kommunikation beinhaltet beispielsweise Veranstaltungen, Ausflüge oder gemeinsame Workshops. Die digitale Praxis zeigt sich in einem Unternehmensblog, einem Mitarbeiter-Newsletter oder auch einem eigenen Video-Channel. Print-Werkzeuge können eine Broschüre, eine Mitarbeiterzeitung oder ein Aushang sein. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Jedes Unternehmen bietet andere Möglichkeiten und Potenziale.

4.) Erfolgskontrolle

Die letzte Etappe bringt die Erfolgsmessung – wie viel hat uns diese Maßnahme gebracht? Wo stehen wir heute? Was hat sich verändert? Hierbei sollte die Umsetzung, der Inhalt und die Planung kontrolliert werden. Die abschließende Präsentation sollte dem gesamten Team präsentiert werden. Eine Vision für die Zukunft steht ganz am Ende. Denn bei der internen Kommunikation gibt es keinen finalen Abschluss. Nach dem Spiel ist vor dem Spiel.